Wie du dein Remote-Team erfolgreich führst: 7 Tipps für virtuelles Arbeiten

14.01.2019 · von: Gerrit Noppel

Homeoffice & Remote Work sind in vielen Unternehmen bereits Realität. Wir geben dir 7 Tipps, wie du dein virtuelles Team noch erfolgreicher führst. Denn neben den passenden Tools brauchst du noch einiges mehr, um dein Team erfolgreich zu managen – zum Beispiel Vertrauen …

 

Aufstieg der Remote-Arbeit

Homeoffice (oder auch Telearbeit) ist laut einer Umfrage im Auftrag des Digitalverbandes Bitcom bereits in 40 Prozent der deutschen Unternehmen gängige Praxis. Tendenz steigend. Bei Friendventure existiert bereits seit Gründung die Möglichkeit des ort- und zeitunabhängigen Arbeitens. Dennoch sind wir kein 100-Prozent-Remote-Team, da wir unseren Mitarbeitern die freie Wahl lassen, ob sie im Büro oder an einem anderen Ort arbeiten möchten. In der Praxis haben wir einige Mitarbeiter, die komplett remote arbeiten, und andere, die klassisch im Büro sind, aber hin und wieder im Homeoffice arbeiten.

Remote Arbeit Homeoffice
Wer noch einmal genau nachlesen möchte, wie wir ortsunabhängig arbeiten, dem sei unser Blogartikel Homeoffice 2.0: Warum wir unseren Arbeitsplatz frei wählen ans Herz gelegt.

Natürlich ist die technologische Entwicklung absolute Grundlage dafür, dass mobiles Arbeiten überhaupt funktioniert. Das Internet bietet mit seinen Kommunikationsmitteln erst die Möglichkeit, auch über große Entfernungen oder sogar Zeitzonen hinweg miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten.

Großer Treiber der zeit- und ortsunabhängigen Arbeit ist das Mindset der Millennials und der Generation Y. Diese Generation hat sich mittlerweile fest im Arbeitsmarkt etabliert, sodass ihre Ideen und Wünsche Einzug in die Unternehmenskultur finden. Der Wunsch nach Freiheit, Sinnstiftung und Selbstverwirklichung charakterisiert die Generation Y. Der Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit ist ein sehr wichtigstes Anliegen. Frei nach dem Motto: Leben um zu arbeiten, nicht arbeiten um zu leben.

Remote Arbeit Friendventure
Hinzu kommen die hohen Mieten in den Großstädten, die Menschen dazu bewegen, sich an anderen Standorten niederzulassen oder gar als digitale Nomaden Fuß zu fassen. Digitale Nomaden sind zur Zeit zwar noch eine Randerscheinung auf dem Arbeitsmarkt, aber immer mehr junge Menschen fühlen sich in den Strukturen von Großunternehmen nicht mehr wirklich wohl und arbeiten lieber als Freelancer oder bereisen nebenbei die Welt.

Es lässt sich festhalten: Die Remote-Arbeit in deutschen Unternehmen wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Es ist bereits heute eine gefragte Kompetenz am Arbeitsmarkt, in virtuellen Teams arbeiten zu können.

 

Vorteile der Remote-Arbeit

Die Vorteile von Remote Work sind vielfältig: ein hohes Maß an Flexibilität, keine Staus auf der Autobahn, keine überfüllten Bahnen und keine Hetze am Morgen. Laut einer Studie von TINYpulse sollen Remote-Arbeiter zufriedener im Job sein als ihre Bürokollegen, motivierter arbeiten und sogar seltener krank sein. Wenn der Arbeitnehmer nicht das Gefühl hat, immer und ständig erreichbar sein zu müssen, und Privat- und Berufsleben nicht miteinander verschmelzen, sinkt auch das Stresslevel.

Auf Unternehmensseite gibt es ebenfalls zahlreiche Vorteile: Das Unternehmen kann in einem viel größeren Talentpool nach neuen Mitarbeitern suchen und ist nicht nur auf die Bewerber aus der lokalen Umgebung angewiesen. Gerade bei einer sehr speziellen Expertise ist das von großem Vorteil! Somit können Talente integriert werden, die aufgrund räumlicher Distanz ansonsten nicht verfügbar wären. Nebenbei spart das Unternehmen durch Remote-Arbeiter Kosten, denn die komplette Office-Infrastruktur fällt für Remote-Arbeiter weg. Laut einer Stanford-Studie können Unternehmen jährlich ca. 2.000 US-Dollar durch einen 100-prozentigen Homeoffice-Arbeiter einsparen.

 

Herausforderungen von Remote-Teams

Trotz der zahlreichen Vorteile durch die mobile Arbeit gibt es auch eine Menge Herausforderungen, wenn nicht alle Mitarbeiter physisch am gleichen Ort sind. So kann sich die Produktivität durch zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten erhöhen, bei schlechter Organisation und fehlender Führung kann aber auch Gegenteiliges eintreten. Welchen Herausforderungen müssen sich Unternehmen also stellen, wenn Mitarbeiter mobil arbeiten?

 

#1 Arbeitsorganisation

Bei der virtuellen Zusammenarbeit ist es im Gegensatz zur Büroarbeit nicht so einfach möglich, im Vorbeigehen Aufgaben auf Zuruf zu verteilen. Mal schnell ins Büro nebenan spazieren, um Projekt X und Y zu besprechen, funktioniert hier nicht. Das muss aber nicht unbedingt ein Nachteil sein, denn häufige Arbeitsunterbrechungen durch kurze Besprechungen bringen uns immer wieder aus dem Arbeitsrhythmus. Und weniger mündliche Ad-hoc-Gespräche zwischen Tür und Angel erlauben, Prozesse und Aufgabenverteilungen besser zu strukturieren und zu organisieren.

Obwohl immer eine Vielzahl an Mitarbeitern im Büro ist, funktioniert unser Projektmanagement komplett digital. Hierzu nutzen wir Asana als klassisches Projektmanagementtool und Invision für den Feedbackprozess im Webdesign. Mit Asana können Tasks zugewiesen, diskutiert und dokumentiert werden. Invision ist ein Prototyping-Tool, mit dem sich Clickdummies und Mockups für Feedbackschleifen erstellen lassen. Mit diesen Tools lassen sich Projektfortschritt und Ressourcen-Management häufig Schwachpunkte von Remote-Teams genauso gut handhaben wie bei Präsenz-Teams.

Organisation Homeoffice
Natürlich besprechen wir kleine Projektdetails auch mal über den Instant-Messaging-Dienst Slack oder bei Anwesenheit auch im Büro. Doch der Vorteil der digitalen Kommunikation ist, dass der Empfänger sich aussuchen kann, wann er auf die Nachricht reagiert. Nicht umsonst raten viele Experten dazu, E-Mails nur dreimal am Tag abzurufen. Wenn es mal wirklich schnell gehen sollte oder wirklich komplizierte Sachverhalten zu klären sind, greifen wir auch zum Hörer oder suchen das direkte Gespräch.

 

#2 Nähe muss geschaffen werden

In Büros ist die Kaffeemaschine häufig zentrale Anlaufstelle für Klatsch und Tratsch. Hier tauscht man sich über den kommenden Urlaub, die gestrige Party oder über neue Ideen für das kommende Projekt aus ganz informell. Komplette Remote-Teams haben diesen Spot nicht, der Nähe, Vertrauen und ein gegenseitiges Kennenlernen ermöglicht. Der persönliche Austausch untereinander ist in virtuellen Teams ohnehin schwieriger als in Präsenz-Teams, wodurch sich Vertrauen langsamer aufbaut. Heute wissen wir, dass gerade gegenseitiges Vertrauen einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Menschen ist. Wir können erst dann wirklich produktiv zusammenarbeiten, wenn wir unser Gegenüber kennenlernen und uns von seiner Aufrichtigkeit und Verlässlichkeit überzeugen konnten.

Kaffeemaschine Friendventure
Unser Vorteil: Wir haben ein Büro UND eine Kaffeemaschine! Die Unternehmenskultur entsteht eben nur im Büro es bleibt wichtiger Treffpunkt. Ob gemeinsames Mittagessen, zusammen Kochen oder Kaffeepause bei uns herrscht eine sehr lockere Gesprächsatmosphäre, die das gegenseitige Kennenlernen fördert.

Damit die Remote-Arbeiter auch eingebunden werden, gibt es bei Friendventure eine ganze Reihe von Events und gemeinsamen Treffen. Wir veranstalten neben der Weihnachtsfeier gemeinsame Grill- und Glühweinabende, Escape-Room-Besuche, Film-Abende und unsere jährliche Workation. Bei all diesen Events kommen unsere Mitarbeiter zusammen, um gemeinsam Zeit miteinander zu verbringen. Solche Teamevents machen einfach Spaß und steigern nebenbei das “Wir-Gefühl” in der Agentur. Es erinnert daran, dass wir alle an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, auch wenn wir nicht alle im gleichen Büro sitzen.

Friendventure Workation Lissabon
Gerade kompletten Remote-Teams raten wir zu regelmäßigen Treffen, wenn die Entfernungen dies zulassen. Einmal das gesamte Team beisammen zu haben hat einen enorm positiven Effekt auf das Arbeitsklima und die Bindung zwischen den Mitarbeitern.

 

#3 Einarbeitung

Remote-Arbeiter sind aufgrund ihrer Nichtanwesenheit per se nicht so stark in die Unternehmensstruktur eingebunden. Sie können nicht einfach den Sitznachbarn fragen oder beim gemeinsamen Mittagessen zusätzliche Infos über Arbeitsabläufe erhalten. Flurfunk, die tägliche Diskussion über Projekte, Arbeitsstrukturen und -mechanismen fallen weg. Gerade am Anfang haben Remote-Arbeiter mit einem starken Informationsdefizit zu tun, solange wir nicht aktiv gegenlenken.

Teamwork Remote Arbeit
Deshalb arbeiten wir unsere neuen Mitarbeiter vor Ort erst einmal in das Team und die Strukturen ein. So kann man sich gegenseitig kennenlernen und Vertrauen aufbauen. Wenn diese Einarbeitungszeit vorbei ist, steht dem ortsunabhängigen Arbeiten nichts mehr im Weg. Damit keine Informationsdefizite entstehen, nutzen wir Slack und Rundmails für Informationen, die für das gesamte Team relevant sind. So haben wir zum Beispiel die Slack-Channel #fanpost und #launched, sodass niemand positives Kundenfeedback für sein Projekt oder den Release der WordPress Website, an der er ein halbes Jahr gearbeitet hat, verpasst.

 

#4 Vertrauen

Remote arbeiten baut noch stärker auf Vertrauen auf als klassische Büroarbeit. Denn die Remote-Mitarbeiter sind schlichtweg nicht sichtbar für den Chef. Das bedeutet nicht, dass sie nicht arbeiten, aber wir glauben eben am meisten das, was wir mit unseren Augen sehen. Und wenn wir etwas nicht sehen, schlägt unser Gehirn Alarm. Gerade Chefs mit einem hohen Kontrollbedürfnis stoßen mit Homeoffice und Co. an ihre persönlichen Grenzen.

Nähe Friendventure
Hier hilft grundsätzlich ein Vertrauensvorschuss gegenüber den Mitarbeitern. Wer sich nicht kontrolliert fühlt, sondern gefördert und mit einem Aktionsradius ausgestattet, der zahlt diesen Vertrauensvorschuss mit Zuverlässigkeit und Loyalität zurück. Ausführliche Briefings und Feedbacks sowie regelmäßige Statusupdates helfen dabei, das Kontrollbedürfnis der Führungskräfte zu stillen.

Da wir ort- und zeitunabhängig arbeiten, basiert unser Arbeitsmodell ganz stark auf Vertrauen. Eine hohe Arbeitszufriedenheit und positives Kundenfeedback zeigen uns, dass wir genau auf dem richtigen Weg sind.

 

#5 Eigenverantwortung

Freiheit und Flexibilität auf der einen Seite bedeuten ein hohes Maß an Eigenverantwortung auf der anderen. Remote-Arbeiter sind für die Organisation ihres Arbeitstages in noch größerem Maße verantwortlich als Büromitarbeiter. Das Büro stellt für viele einen Rahmen dar, der Struktur und Halt bietet. Außerhalb des Büros existieren weniger Rahmenbedingungen, aber dafür haben Remote-Arbeiter die Freiheit, ihre Arbeitsumgebung vollkommen individuell zu gestalten. Wir sind der Überzeugung, dass es die beste Lösung ist, jedem Mitarbeiter die freie Wahl zu lassen, ob er ins Büro kommen möchte oder nicht. Je nach Persönlichkeitstyp kann sich bei Friendventure jeder seine optimale Arbeitsumgebung schaffen.

Diese Eigenverantwortung scheint sich auszuzahlen, denn eine Studie der renommierten Stanford-Universität hat herausgefunden, dass die Mitarbeiterfluktuation bei virtuellen Teams um 50 Prozent geringer ausfällt als bei Büro-Teams. Diese Erfahrung können wir bei Friendventure bestätigen.

 

#6 Die richtigen Remote Tools

Die passenden Tools sind in Remote-Teams Grundlage der ortsungebundenen Kommunikation. Sie ersetzen zwar keine Gesprächskultur im Unternehmen, aber sie sind ein wichtiger Unterstützer dieser.

Jedes Unternehmen hat individuelle Strukturen und braucht deshalb auch seine eigene Auswahl an Collaboration Tools. Einige Tools sind einfach die Grundlage für Remote Work. Deshalb haben wir eine Liste mit den wichtigsten Remote Tools zusammengestellt:

Slack als internes Kommunikationstool eignet sich wunderbar, um Ideen und Vorschläge zu diskutieren, um Kollegen nach Hilfe zu fragen oder einfach nur um sich auszutauschen. Denn Slack ist nicht nur für die arbeitsrelevante Kommunikation geeignet, sondern auch für persönliche, witzige und spannende Inhalte.

Slack Remote Teams
Time-Tracking ist gerade für Remote-Teams als Arbeitsnachweis wichtig. Mit Harvest nutzen wir ein Tool, das eine Übersicht über alle abgeleisteten Stunden und die dazugehörigen Projekte liefert.

Wenn du nachlesen möchtest, welche Tools wir als Digitalagentur nutzen, kannst du dies im Blogbeitrag Diese 8 Digital Tools sind im Agenturalltag unverzichtbar tun.

 

#7 Misskommunikation

Heutzutage ist es schlichtweg unmöglich auf WhatsApp, E-Mail oder Chat zu verzichten. Das heißt aber auch, dass es permanent möglich ist, den anderen misszuverstehen oder missverstanden zu werden. Wer sich schon mal mit seinem Partner über WhatsApp gestritten hat, kann davon ein Liedchen singen … Im Arbeitskontext schreibt man in Stresssituationen gerne mal unvollständige Arbeitsanweisungen, liest die Mail nur halb und übersieht Wichtiges oder “redet” aneinander vorbei.

In der schriftlichen Kommunikation über Chats kommen solche Situationen natürlich häufiger vor. Hier fehlen uns die ansonsten vorhanden Gestiken, Mimiken und Tonalitäten eines Face-to-Face-Gesprächs. Uns stehen mittlerweile zwar eine ganze Bandbreite an Emoticons zur Verfügung, aber auch diese können zu Missverständnissen führen. Das Problem bei Remote-Teams ist, dass kleine Missverständnisse zu großen mutieren können, wenn sie nicht angesprochen werden und unter der Oberfläche brodeln.

Unsere Lösung lautet hier: Reden, reden, reden! Bei Missverständnissen solltest du nicht zögern, zum Handy zu greifen oder per Video-Chat zu quatschen. Oftmals lassen sich kleinere Konflikte schnell lösen. Dann hast du auch wieder mehr Zeit für das Wesentliche.

 

Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Das mobile Arbeiten ist ein Segen für Pendler, Freiheitsliebende, Digital Nomads und Kreative. Doch diese neue Arbeitswelt bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Natürlich stehen wir noch ganz am Anfang der Remote-Entwicklung. Unternehmen müssen hier noch einiges lernen. Auch wir befinden uns in einem ständigen Verbesserungsprozess, was unser Arbeitsmodell angeht.

Einige wenige Unternehmen vollzogen eine komplette Kehrtwende in der Remote-Arbeit. So haben Yahoo (2013) und IBM (2017) das Homeoffice komplett abgeschafft. Die radikale Streichung der Remote-Arbeit bei Yahoo war für viele Mitarbeiter und Experten eine längst überkommene Form von Misstrauenskultur, Kontrollwahn und Führungsversagen. Die Wahrnehmung als modernes Internet-Unternehmen sieht wahrlich anders aus. Von den Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke ganz zu schweigen …

 

 

Wir wissen natürlich nicht genau, wie sich die Zukunft der Arbeit entwickelt. Aber alles deutet darauf hin, dass Yahoo und IBM Ausnahmen sind und dass die Remote-Arbeit in Zukunft eine noch weitaus wichtigere Rolle spielen wird. Aus unserer eigenen Erfahrung wissen wir, dass wir mit unserem Arbeitsmodell erfolgreich sind und es uns gleichzeitig ein hohes Maß an Freiheit bietet. Doch eines ist klar: Das Digitale alleine ist kein Allheilmittel. Zwischenmenschliche Beziehungen sind nicht nur schön für das Team, sondern auch ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor für das ganze Unternehmen. 

 

Zum Weitergucken:

Managing Cross Cultural Remote Teams | Ricardo Fernandez | TEDxIESEBarcelona

 

 

Über den Autor

Gerrit brennt für Content Marketing. Leidenschaftlich gern schreibt er zu Themen wie New Work, Mitarbeiterbeteiligung und Entrepreneurship. Sein Interesse gilt außerdem der Europa- und Netzpolitik. Bei Fragen und Anregungen zum Blog kontaktiert ihn gerne per E-Mail: gerrit@friendventure.de

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