Workation: Arbeiten unter Palmen – funktioniert das?

Der New Work Trend räumt seit Jahren mit veralteten Strukturen der Arbeitswelt auf. 9-to-5 im Büro adé! Stattdessen flexible Arbeitszeiten im Remote Office. Dadurch kann nun scheinbar Gegensätzliches vereint werden: Arbeit und Urlaub. In diesem Artikel erfährst du alles über Workations: Kannst du sie nutzen? Wo kannst du sie verbringen? Und was musst du dabei alles beachten?

Workation: Begriffsdefinition

Unter Workation [ˈwɝkeɪʃən] (zusammengesetzt aus engl. work und vacation) versteht man die Verbindung von Urlaub und Arbeit, indem die Ausübung der Arbeitstätigkeit an einen Ort verlegt wird, an dem man eigentlich Urlaub machen würde.

Das mag zunächst nicht gerade bahnbrechend neu klingen, vielleicht sogar ganz furchtbar: Im wohlverdienten Urlaub doch wieder an den Laptop müssen, weil im Büro daheim gerade alles drunter und drüber geht? Nein, danke!

Aber eine Workation ist eben kein richtiger Urlaub (der ja voraussetzt, dass man nicht arbeitet) und die Arbeit fällt auch nicht unfreiwillig an. Wer auf Workation fährt, ist kein reisender Workaholic, der nicht richtig abschalten kann. Eine Workation ist die bewusste Verlegung der Arbeit an einen fernen, schönen Ort, sodass während und nach der Arbeit die Vorzüge eines Urlaubs genossen werden können.

Webdesign in einer Strandhütte auf den Bahamas, Webinare aus einer Villa in Südfrankreich oder die Verfrachtung des Großststadt-Büros in den Schwarzwald: All das könnte unter den Begriff Workation fallen – muss es aber nicht. Aber bevor du von nun an enthusiastisch “Workation!” rufst, sobald jemand im Urlaub seinen Laptop auch nur anguckt, sollte der Begriff etwas differenzierter betrachtet werden.

Abgrenzung: Was sind Workations nicht?

Eine Verknüpfung von Arbeit und Urlaub findet sich auch in anderen New-Work-Phänomenen: bei Work’n’travel und den Digital Nomads. Trotzdem kann man diese mit der Workation nicht in einen Topf schmeißen.

Unter Work’n’travel versteht man Reisen, bei denen man sich von Gelegenheitsjob zu Gelegenheitsjob hangelt. Dafür benötigt man in der Regel a) ein bestimmtes Visum und b) geht man eben nicht seinem regulären Job nach. Dadurch wird die heimische Arbeit nicht ins Ausland verlegt, sondern für die Reisedauer auf Eis gelegt.

Digital Nomads auf der anderen Seite gehen zwar durchgängig ihrem Job nach, sie haben aber gar keinen festen Arbeitsplatz mehr. Sie nutzen ihre Bewegungsfreiheit und arbeiten auf unbeschränkte Zeit im ultimativen Remote Office: dort, wo es sie gerade hinzieht. Der Workationist hingegen hat seiner Reise ein festes Ende gesetzt, nach dem er seinen Alltag wieder aufnimmt.

Für wen eignen sich Workations?

Die harte Wahrheit gleich vorweg: Nicht jeder kann eine Workation nehmen. Ein Hausarzt z. B. kann seinem Patienten schlecht erklären, dass er für die Masernimpfung bitte in den nächsten Flieger steigen soll. Und die Remote-Rohrzange für den reisenden Klempner muss erst noch erfunden werden.

Für Berufsgruppen, die nicht lokal an Einsatzorte oder Kunden gebunden sind, eignen sich Workations am besten. Also vor allem Leute aus der Digitalbranche: Designer, Webentwickler, Programmierer, Freelancer, Influencer, Start-Ups oder Agenturen, die überall arbeiten können, solange sie einen Laptop mit Internetverbindung in ihrem Fjällräven-Rucksack dabeihaben.

Wenn dein Job-Profil sich hier nicht komplett einreiht, musst du trotzdem nicht gleich aufgeben. Hast du einige Pflichten, die nicht im Remote Office erledigt werden können? Vielleicht kannst du diese für kurze Zeit an einen Kollegen abtreten.

Als Coach hast du ständig Meetings mit Kunden? Vielleicht kannst du diese auch per Videokonferenz abhalten. Und wenn unmöglich dein gesamter Betrieb verreisen kann, könntest du deinen Arbeitgeber bitten, dich alleine auf Workation gehen zu lassen. In Japan nutzen einige Unternehmen dieses Modell bereits, um Arbeitnehmern Erholung zu verschaffen, die partout keinen Urlaub nehmen wollen.

Formen von Workation

Jetzt weißt du, was eine Workation (nicht) ist und wer auf Workation gehen kann. Doch auf welche unterschiedlichen Arten können Workations realisiert werden? Diese drei simplen “Entweder … oder”-Fragen verschaffen dir einen guten Überblick:

• Allein oder in der Gruppe?
  Vielleicht steigt ein ganzer Betrieb in den Reisebus, vielleicht nur ein Mitarbeiter. Vielleicht macht sich ein Freelancer auf eigene Faust auf den Weg oder er sucht Gleichgesinnte. Wer Austausch mit Leuten aus seiner Branche sucht, wird eher nach Gruppen Ausschau halten als jemand, der konzentriert an seinem Romanprojekt arbeiten möchte.
• Selbst oder extern organisiert?
  Wer sparen will, vergleicht Flüge und Hotels bis ihm die Finger glühen, wer es lieber bequem haben möchte, bucht All Inclusive. Was für den Urlaub gilt, zählt auch für die Workation. Du und dein Betrieb können von den Reisedaten über das Transportmittel bis hin zur Bleibe alles selbst festlegen. Du kannst aber auch auf einen der diversen Anbieter zurückgreifen, die mittlerweile professionell Workations organisieren. Letzten Endes ist es vor allem eine Frage von Bequemlichkeit vs. Kosten.
• Ausflug oder Langzeitaufenthalt?
  Auf einer Skala von “2 Tage in Niederbayern” bis “3 Monate in Kapstadt” ist für eine Workation eigentlich alles denkbar. Wo du dich hier einordnen möchtest, hängt von deinen persönlichen Zielen ab. Vor allem an den Enden dieser Skala solltest du dich jedoch fragen, a) wie kurz eine Workation sein kann, damit sich der Reiseaufwand noch lohnt und b) wie lang der Aufenthalt dauern kann, bevor er von einer Workation zum “Leben und Arbeiten im Ausland” wird.

Gründe für eine Workation

Das klingt ja alles schön und gut, aber was genau bringt mir eine Workation? Falls du dich das fragst, haben wir dir die wichtigsten Vorteile einer Workation zusammengefasst:

• Inspiration: Ein Ortswechsel kann sich positiv auf dein kreatives Schaffen auswirken. Was regt die grauen Zellen eher an? Die immer gleiche Backsteinmauer des Bürogebäudes gegenüber oder der Ausblick auf exotische Landschaften? Eine Workation öffnet buchstäblich neue Perspektiven auf die Welt und die eigene Arbeit. Besonders der Austausch mit fremden Kulturen kann frische Impulse schaffen.
• Team-Building: Über Schreibtische hinweg oder auf kurzweiligen Team-Events lässt sich nur bis zu einem gewissen Punkt ein Team-Gefühl aufbauen. Auf einer Workation ist das anders: Hier wird nicht nur zusammen gearbeitet, es wird zusammen gelebt. Man kocht und isst gemeinsam, treibt Sport, spielt und lässt den Tag mit Feierabendbier und -wein gemeinsam ausklingen.
• Austausch: Dieser Punkt trifft vor allem auf Solo-Workationists zu, die an organisierten Workations teilnehmen. Unter Gleichgesinnten kann man sich bestens über die Arbeit austauschen und neue Kontakte knüpfen. Das ist besonders für Freelancer eine tolle Chance fürs Networking, da diese meist allein ihrer Arbeit nachgehen.
• Entspannung: Nicht nur der Arbeitsalltag kann anstrengend sein. Oft zehren auch Tätigkeiten und Verpflichtungen außerhalb des Büros zusätzlich an den Kräften. Einkäufe, Haushalt, Familie – auf einer Workation kannst du dich nach der Arbeit komplett darauf konzentrieren, die eigenen Energiereserven wieder aufzufüllen.

Die perfekte Workation – wohin?

Vielleicht hat dich jetzt das Workation-Fieber gepackt und du kannst es gar nicht mehr erwarten loszuziehen. Bevor du den nächstbesten Flug auf die Bahamas samt Hotel buchst, solltest du jedoch ein paar Dinge bedenken. Ein toller Urlaubsort ist nicht zwangsläufig ein toller Ort für Workations.

Entfernung

Für viele Leute mit Fernweh lautet die Devise: “Je weiter weg, desto besser!” Aber gilt das auch für Workations? Nicht unbedingt. Ein stundenlanger Flug schlaucht und die wenigsten werden Lust haben, am nächsten Tag (vielleicht sogar noch am selben) mehrere Stunden zu arbeiten.

Auch die Zeitverschiebung zu weit entfernten Regionen solltest du beachten. Es ist nicht nur äußerst schwierig, mit einem Jet Lag produktiv zu arbeiten. Die Zeitverschiebung kann auch zu Problemen mit der Kundenkommunikation führen. Die kommen schließlich nicht mit auf die Workation und schlafen womöglich noch, wenn du als Workationer morgens den Laptop aufklappst. Die Kommunikation, vor allem über Telefon oder Videochat, ist bei ungünstigen Zeitunterschieden also nur eingeschränkt möglich.

Wetterbedingungen

Über 30 Grad und strahlender Sonnenschein – wer will das nicht? Nun, vielleicht der Designer, dem die Schweißperlen von der Nase auf die Tastatur tropfen, um mit einem lauten Zischen zu verdampfen. Extremes Wetter kann sich negativ auf die Produktivität auswirken, vor allem dann, wenn man hohe Luftfeuchtigkeit oder fehlende nächtliche Abkühlungen nicht gewohnt ist.

(Internet-)Infrastruktur

Eine funktionierende Infrastruktur ist nicht an allen Orten der Welt eine Selbstverständlichkeit. Einkäufe und Ausflüge sollten keine zeitraubenden Abenteuer sein und der Zielort dementsprechend gewählt werden.

Der absolute Super-GAU jeder Workation ist aber eine mangelhafte Internetverbindung. Denn ohne sie wird aus dem Remote Office ein isoliertes Büro, in dem Arbeit und Kommunikation erschwert oder komplett unmöglich sind. Das hieße im worst case: Koffer packen und funktionierendes Internet suchen. Organisierte Workations und gemietete Co-Working Spaces haben hier den großen Vorteil, dass die stabile Internetverbindung gesichert ist.

Klimawandel versus Workation

In Zeiten des wachsenden Umweltbewusstseins und Flugtickets zu Dumping-Preisen ist Flightshaming zurecht ein Begriff. Für kurze, nicht dringliche Auslandsreisen mehrmals jährlich in den Flieger zu steigen ist heute nicht mehr vertretbar. Darum wäre es am besten, wenn du dich für ein Transportmittel entscheidest, dass weniger Treibhausgase ausstößt. Zug, Bus und Bahn bringen dich zwar nicht schnell um die halbe Weltkugel, aber das brauchst du auch gar nicht: Eine Workation in der Eifel oder in den Alpen kann dir genau dieselben Vorteile bringen wie eine auf den Malediven.

Wenn sich ein Flug aus zeitlichen Gründen oder dem ein oder anderen Ozean zwischen dir und deinem Zielort wirklich nicht vermeiden lässt, dann haben wir noch einen Vorschlag: freiwillige CO²-Kompensation. Berechne mit einem Online-Rechner die Treibhausgas-Emission deines Flugs und spende eine entsprechende Summe Geld an ein Klimaschutzprojekt zur Kompensation. So handhaben wir es, wenn wir uns als Agentur in die Lüfte begeben.

Workation à la Friendventure

Jetzt liefern wir dir mal ein konkretes Beispiel für ein funktionierendes Workation-Konzept: Die Friendventure Workation 2019 auf Kreta. Als es in Deutschland Ende Oktober richtig schön ungemütlich wurde, sind wir in den Flieger gestiegen und haben unsere Kölner, Hamburger und Berliner Büros gegen drei Villen nahe des kleinen kretischen Städtchens Rhethymno ausgetauscht.

“Drei Villen? Sind das nicht zwei zu viel?”, magst du dich jetzt fragen. Unsere Agentur ist in den letzten Monaten so stark gewachsen, dass wir mehr Platz benötigten. Kamen wir in unseren vergangenen Workations in Lissabon und auf Mallorca noch mit einer Unterkunft aus, so musste für die knapp 30 Mitarbeiter mehr Raum her. Auf drei Häuser verteilt hatten wir schließlich genug Zimmer (meistens für 2 Personen), um alle unterzubringen.

Wenn auch du mit einer großen Gruppe unterwegs bist, hast du nun eine Vorstellung davon, nach was für einer Unterkunft du suchen solltest. Für alle anderen kommt jetzt der interessante Teil: Wie sah unser (Arbeits-)Alltag aus?

Überraschung: Im Grunde unterschied sich der Arbeitstag kaum von zu Hause. Ok, der Ausblick, die Sonne, das Moussaka und das Griechenland-Feeling machten einen kleinen, feinen Unterschied. Wir legen ohnehin großen Wert auf eigenverantwortliches Arbeiten und weniger Wert auf 9-to-5. Dementsprechend kann jeder für sich entscheiden, wann er seinen Arbeitstag beginnt (sofern Deadlines und Timings das zulassen). Auf der Workation hat sich daran nichts entscheidend geändert.

Zwischen 9 und 11 Uhr suchte sich jeder einen Platz zum arbeiten. Auf der Liege am Infinity-Pool, der Terrasse mit Weitblick, im Gemeinschaftsraum oder dem eigenen Zimmer – das war jedem selbst überlassen. War das kleine Office erstmal eingerichtet, wurde regulär gearbeitet – zwischendurch vielleicht ein Snack in der Küche zubereitet oder sich sportlich betätigt.

Zudem hatten wir endlich Zeit für Weiterbildungen, interne Regelungen und größere Teambesprechungen. Dafür waren keine umständlichen Absprachen per Mail nötig und es musste auch kein Termin gefunden werden, an dem wirklich alle eine Stunde freischaufeln konnten. Meistens wurden (mehr oder weniger) spontan diejenigen zusammengetrommelt, die von der Thematik betroffen waren und schon konnte es losgehen.

Den Feierabend ohne heimische Verpflichtungen konnten wir entsprechend genießen. Gemeinsames Kochen und Essen, Spiele, Spikeball, gemütliches Beisammensitzen oder ausgelassenes Feiern: war die Arbeit einmal erledigt, ging es fließend in den Urlaub über.
Die Woche auf Kreta verging letztendlich wie im Flug und egal, aus welchem Blickwinkel man zurückschaut: Sowohl den work- als auch den vacation-Teil der Workation konnten wir vollends ausschöpfen!

6 Tipps aus eigener Erfahrung

1. Plane einen Anreisetag ein.
   Wir hatten nur einen relativ kurzen Flug (ungefähr drei Stunden) und sind so früh gestartet, dass wir Mittags bereits auf Kreta waren. Da wir jedoch Mietwagen abholen, zur Unterkunft fahren, Zimmer aufteilen, einkaufen und unsere Arbeitsplätze einrichten mussten, war kaum noch Zeit für produktives Arbeiten. Das mag vor allem für größere Reisegruppen gelten, aber auch Solo-Workationists empfehlen wir darum: Reist entweder an einem Samstag/Sonntag an oder trefft Vorkehrungen, um am ersten Tag so schnell wie möglich loslegen zu können.
2. Folge einem Zeitplan.
   Wenn du eher frei über deine Zeit verfügst, kann es hilfreich sein, dir auf der Workation feste Arbeitszeiten zu setzen. So fällst du nicht aus deinem üblichen Rhythmus. Palmen, Pools und Promenaden können ansonsten ganz schön ablenken.
3. Nutze ein Time Tracking Tool.
   Als Remote Digitalagentur nutzen wir zur Zeiterfassung das Tool Harvest. Wenn du für gewöhnlich nicht mit so einem Tool arbeitest, empfehlen wir dir, zumindest während der Workation auf eins umzusteigen. So hast du erstens immer im Blick, wie viel du gearbeitet hast und zweitens – wenn alles richtig läuft – den Beweis, dass eine Workation die Produktivität sogar steigert.
4. Mache vor der Übergabe ein Foto vom Mietwagen.
   Sonderbar spezifisch, aber es ist schon schade, wenn die Workation so ihren Abschluss findet: Das Mietwagenunternehmen macht mutwillig Kratzer in die soeben abgestellten Autos, um dich um die Kaution zu prellen und du hast keinen gültigen Gegenbeweis. Wie sagt man? Vorsicht ist besser als Nachsicht.
5. Sorge für Rückzugsmöglichkeiten.
   Bist du mit der ganzen Belegschaft unterwegs oder hast dich anderen Workationists angeschlossen, solltest du darauf achten, dass jeder sich beizeiten eine Ruhepause gönnen kann. Natürlich ist da jeder anders gestrickt, aber vor allem bei längeren Aufenthalten wünschen sich wohl selbst die größten Gesellschaftsmenschen irgendwann ein bisschen Zeit für sich.
6. Denke frühzeitig über dein Essen nach.
   Es mag banal klingen, aber: Wenn du es schade findest, dass viele deiner Abende unter der Woche nur darin bestehen, einkaufen zu gehen, zu kochen und nach dem Abendessen ins Bett zu fallen, dann sollte dein Workation-Alltag nicht genau so aussehen. Bist du allein unterwegs, schaffst du es vielleicht, gleich am ersten Tag genug für deinen Aufenthalt zu besorgen. Gehörst du zu einer größeren Gruppe, teile die Arbeit geschickt auf. Denke vielleicht über einen Koch nach, wenn das finanziell und zeitlich sinnvoll ist. Mögliche Probleme und ihre Lösungen gibt es viele – denke einfach so weit voraus, dass du nicht am ersten Feierabend mit knurrendem Magen feststellen musst, dass dein Kühlschrank leer ist.

Du siehst: Arbeit und Urlaub, das kann funktionieren. Nur solltest du ein paar Dinge beachten, die bei einem reinen Urlaub keine allzu große Rolle spielen. Wenn du das tust, dann steht deiner perfekten Workation nichts mehr im Wege. Also nichts wie los, Koffer packen, und auf ins Remote Office mit Meerblick!

Zum Abschluss haben wir noch ein Video unserer Lissabon-Workation für euch. In Portugals Hauptstadt haben wir 2018 unsere zweite Workation verbracht. Deutlich urbaner als Kreta, aber Lissabon ist einfach eine wudnerschöne Stadt. Wir haben die Zeit dort sehr genossen!