Entwickler entwickeln und Designer designen. Aber was genau macht eigentlich das Projektmanagement? Unsere Kunden fragen sich häufig, ob die Aufwendung zusätzlicher Ressourcen für Projektmanager:innen wirklich notwendig ist. Wir sagen ganz klar: Auf jeden Fall! Denn ohne unsere Projektmanager:innen liefe bei uns gar nichts! Sie koordinieren, planen, organisieren, verhandeln und budgetieren jedes unserer Projekte.
Wir wollen dir die Arbeitsweise und die Aufgabenbereiche unserer Projektmanager:innen näher bringen und dich überzeugen, warum ein funktionierendes Projektmanagement für dein Digitalprojekt erfolgsentscheidend ist.
Was machen Projektmanager:innen bei Friendventure?
Aufgabenbereiche
Beratung
Bei einem Digitalprojekt ist vor allem in der Anfangszeit die beratende Funktion unserer Projektmanager:innen wichtig. Zu Projektbeginn unterstützen sie unsere Kunden dabei, aus vagen Vorstellungen konkrete Pläne und Ziele zu erarbeiten. Dabei ist es nicht nur essentiell, auf Wünsche einzugehen, sondern diese auch zu challengen. Sind sie klar definiert? Notwendig? Realistisch? In engem Austausch mit dem Kunden wird die Grundlage für das anstehende Projekt gelegt. Doch auch über die Anfangsphase hinaus hat das Projektmanagement immer ein offenes Ohr für die Anliegen der Kunden. Bei uns wird jedem Projekt ein:e zuständige:r Projektmanager:in zugewiesen. An diese:n können sich Kunden jederzeit wenden, wenn sie Rat benötigen.
Interne Koordination
Digitalprojekte erfordern die Zusammenarbeit unterschiedlicher Teams: Konzept, Design, Entwicklung und Content, um nur einige zu nennen. Wenn hier jeder nach Belieben mit jedem kommuniziert (oder es eben nicht tut), bricht schnell Chaos aus. Wichtige Probleme werden nicht oder zu spät weitergereicht, Arbeitsprozesse ständig unterbrochen, und Fragen werden doppelt und dreifach gestellt. Damit jegliche Kommunikation strukturiert stattfindet, übernehmen unsere Projektmanager:innen die interne Koordination des Digitalprojekts. Sie widmen sich Fragen wie: Wer muss wann was wissen? Wie ist der Stand auf aktuellen Baustellen? Wer muss sich um was kümmern? Die gesamte Abstimmung zwischen den Abteilungen läuft zentralisiert über das PM und entlastet somit die Mitarbeiter:innen. Da ihnen die Kommunikation mit anderen Teams und dem Kunden abgenommen wird, können sie sich so auf ihre Aufgaben konzentrieren und möglichst produktiv und effektiv arbeiten. Unsere Projektmanager:innen übernehmen also das Briefing der Mitarbeiter:innen und verantworten die interne Weitergabe des Projekts.
Produktexpertise
Neben den organisatorischen und kommunikativen Skills besitzen unsere Projektmanager:innen auch großes technisches Verständnis und Produktexpertise. Nur so können Sie flexibel auf Änderungen im Projektplan reagieren, Kundenfragen beantworten und Forderungen realistisch einschätzen. Bei Friendventure hat jedes Mitglied im Team unterschiedliche Kompetenzen, die es für die Betreuung bestimmter Projekte qualifiziert. Egal wie komplex die Anforderungen auch sein mögen – jemand aus unserem PM-Team wird sie abdecken.
Ressourcen- und Budgetplanung
Ab dem Zeitpunkt, bei dem der Kunde die Unterschrift unter das Digitalprojekt setzt, liegt die Verantwortung zu 100 Prozent bei der oder dem zuständigen Projektmanager:in. Dazu zählt auch die Ressourcen- und Budgetplanung. Ändern sich die Wünsche oder verlagert sich der Fokus eines Kunden während des Projekts, können unsere Projektmanager:innen gezielt und flexibel darauf reagieren. Sie schätzen dadurch entstehende Aufwände ein, entwickeln Zusatzprodukte und passen das Digitalprojekt an neue Umstände an. Diese agile Arbeitsweise setzen wir mit Projektmanagement Tools wie asana und Scrum-Maßnahmen wie einem Projekt-Backlog oder Daily/Weekly Check-Ins um.
Qualitätskontrollen
Bevor ein neues Team oder der Kunde die Fortschritte eines Projekts zu Gesicht bekommt, werden sie von unseren Projektmanager:innen auf Anforderungen und Standards geprüft. Da sie die Koordination und Kommunikation ganzheitlich verantworten, überprüfen sie die Fortschritte eines Projekts kontinuierlich. Dabei schauen sie immer auch durch die Kundenbrille: Wird das Projekt im aktuellen Zustand den Kundenwünschen gerecht? Wo kann noch nachgebessert werden? Während und vor dem Launch eines Projekts führt das Projektmanagement außerdem Testings durch. Gerade bei diesen umfassenden Qualitätskontrollen kommt die Digital-Expertise unserer Projektmanager:innen zum Tragen.
Das Projektmanagement bei Launches und Relaunches
Unsere Projektmanagerin Samira Riepe erklärt, wie das Projektmanagement Projekt-Launches oder Website-Relaunches aktiv unterstützen kann:
“Ab unserem anfänglichen Konzeptworkshop gehen wir Projektmanager:innen mit unseren Kunden das Projekt gemeinsam an: Einerseits wollen wir den Kunden richtig verstehen und sicherstellen, dass wir als Team alle Grundlagen haben, damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Andererseits soll auch der Kunde verstehen, welche Schritte auf ihn zukommen und wie unsere Arbeitsweise abläuft. Dank dieser intensiven initialen Phase können wir Projektmanager:innen den Kunden und seine Wünsche während des gesamten Projekts berücksichtigen und ihn entlasten.”
Website-Relaunch geplant?
Erfahre in unserem Relaunch-Guide alles, was Du für dieses wichtige Projekt wissen musst!
Wie profitieren Kunden von einem ganzheitlichen Projektmanagement?
Projektmanager:innen bringen Übersichtlichkeit und Transparenz in ein Digitalprojekt. Dank der direkten Kommunikation mit Kunden können Projekte agil umgesetzt werden. Gleichzeitig beraten Projektmanager:innen den Kunden proaktiv mit einem geschulten Blick und können ihm fachlich zur Seite stehen. Für ein erfolgreiches Projekt ist ein funktionierendes Projektmanagement entscheidend: Es sorgt für korrekt kalkulierte Budgets, funktionierende Zeitpläne und transparente Kommunikation – ohne falsche Versprechen. Dabei kommt z.B. das Projektmanagement-Tool Asana zum Einsatz. Asana erleichtert die Kommunikation zwischen unseren Projektmanager:innen und dem Kunden und ermöglicht die gezielte und transparente Vergabe von Verantwortlichkeiten und Deadlines. E-Mail-Wüsten gehören somit der Vergangenheit an und die gesamte Kommunikation für das Projekt findet an einem Ort statt. Besonders beschäftigte Kunden, die neben ihrem Website-Relaunch das Alltagsgeschäft abwickeln müssen, sind dafür besonders dankbar.
Was du bei der Auswahl einer Agentur für dein Digitalprojekt beachten solltest
- Wie verläuft das erste Beratungsgespräch?
- Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
- Gibt es einen kulturellen Fit?
- Passen deine Vorstellungen zu dem, was die Agentur anbieten kann?
- Wie sind die Referenzen der Agentur? Hat diese Agentur bereits ein ähnliches Projekt umgesetzt?
- Wie kann eine Beziehung zwischen Kunde und Agentur aufgebaut werden? Gibt es beispielsweise Offline-Workshops?
- Wie ist die Agentur strukturiert? Wie wird ein Digitalprojekt durchgeführt? Gibt es überhaupt ein Projektmanagement?
- Wie läuft die Kommunikation bei einem Digitalprojekt? Gibt es eine:n feste:n Ansprechpartner:in, der oder die für Kommunikation und Koordination zuständig ist? Welche Tools werden von der Agentur benutzt? Wie werden Deadlines und Freigaben abgedeckt?
Fazit
Ein erfolgreiches Digitalprojekt ist von vielen Faktoren abhängig und ein kompetentes Projektmanagement ist einer davon. Es sorgt für strukturierte Abläufe, Transparenz und entlastet sowohl Mitarbeiter als auch Kunden, sodass diese sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Zudem kümmert es sich darum, dass alles im Budget und Zeitrahmen bleibt. Ein Projekt, das pünktlich zur Deadline online geht und nicht mehr gekostet hat als ursprünglich veranschlagt? Ohne Projektmanagement völlig undenkbar!
Hast du weitere Fragen, wie unser Projektmanagement funktioniert oder möchtest mit uns in Kontakt treten? Dann kontaktiere jetzt unseren Digitalberater Stefan Holzbrecher.
Oder bist du selbst Projektmanager:in und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann suchen wir dich: Schau dir unsere Stellenausschreibung an und bewirb dich!
