Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Benefits

• Wir bieten spannende Aufgaben und stetige Weiterentwicklung in einer Organisationskultur, in der der Status Quo auch hinterfragt werden darf
• Übernahme einer verantwortungsvollen Position mit weiteren Karrierechancen in einer wachsenden Agentur
• Dich erwartet dabei eine tolle Arbeitsatmosphäre in einem lockeren und humorvollen aber auch anspruchsvollen und professionellen Team
• Hohe Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort. Wir schätzen Work-Life-Balance genauso wie du und haben keine Überstunden-Mentalität
• Gutes Gehalt und überdurchschnittliche Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge
• Weitere Benefits wie Restaurantgutscheine und Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Stylishes Loft-Büro und voll ausgestatteter Arbeitsplatz mit State-of-the-Art Equipment und leckeren Snacks und Drinks in Köln-Ehrenfeld oder in Berlin-Kreuzberg
• Eine entspanntes Miteinander mit direkter Kommunikation, Wertschätzung und regelmäßigen Teamevents (wie zum Beispiel unsere Workation zuletzt auf Kreta)
• Als Agentur übernehmen wir Verantwortung, in dem wir jedes Jahr gemeinnützige Organisationen ProBono unterstützen und grundsätzlich nachhaltig für People und Planet handeln

Deine Skills

• 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle, idealerweise in einem digitalen oder kreativen Umfeld oder in einer anderen schnelllebigen Umgebung (z.B. Beratung oder Projektmanagement)
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit auch vielfältige Aufgaben gleichzeitig und eigenständig mit höchster Sorgfalt und Zuverlässigkeit durchzuführen
• Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und anderen relevanten Tools
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie souveränes und repräsentatives Auftreten
• Hohe und schnelle Auffassungsgabe, die Fähigkeit mit- und weiterzudenken und den Wunsch sich stets weiterzuentwickeln
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohe Eigenmotivation, proaktive Arbeitseinstellung und positive Denkweise mit einer Prise Humor
• Digitalaffinität, Zugang zu Themen der digitalen Wirtschaft und betriebswirtschaftliches KnowHow
• Stressresilienz und die Fähigkeit, in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld zu arbeiten

Deine Aufgaben

• Korrespondenz: Du überblickst den Posteingang und übernimmst im Namen der Geschäftsführung die Korrespondenz per E-Mail und Telefon
• Kommunikation: Du bist erster Kontaktpunkt für interne sowie externe Anfragen, beantwortest diese nach Möglichkeit proaktiv oder priorisiert und koordinierst diese mit der Geschäftsführung
• Termin- und Kalenderverwaltung: Du priorisiert und verwaltest Termine, koordinierst Meetings und ermöglichst damit eine reibungslose Terminplanung, die die Zeit und Energie unserer Geschäftsführung maximiert
• Organisation von Meetings: Du bereitest wichtige Meetings vor, erstellst Agenden und Präsentationen, moderierst Gespräche oder protokollierst wichtige Beschlüsse und kümmerst dich um die Nachverfolgung von Aufgaben
• Reiseplanung: Du planst und organisierst Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Zügen, Hotels und der Erstellung von Reiseplänen und der Reisekostenabrechnung
• Datenanalyse und Berichterstattung: Du analysiert Daten, erstellst detaillierte Berichte und unterstützt bei der Entscheidungsfindung der Geschäftsführung
• Projektumsetzung: Du setzt eigene Projekte um oder unterstützt bei der Durchführung, indem du Ressourcen planst, einen Überblick über den Projektfortschritt behältst und Kolleg:innen briefst

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